Logotipo do Gmail

Com tantos serviços de e-mail pipocando a cada dia que passa, não é algo bizarro alguém pensar em trocar o aplicativo web de e-mails. Há alguns anos, por exemplo, eu escolhi trocar o Yahoo! Mail pelo Gmail, e até hoje não me arrependo. Informei meus contatos mais importantes sobre a mudança e passei a utilizar o Yahoo apenas para cadastros que poderiam futuramente me importunar com e-mails de “avisos“…

Acontece que essa semana tomei uma nova decisão: criar um novo e-mail apenas para assuntos do trabalho. Hoje em dia, todos meus e-mails chegam na mesma caixa: pessoais, profissionais, newsletters, notificações do Twitter, etc. Se eu estiver de férias e quiser trocar e-mails com meus amigos, terei uma grande chance de ler – nem que seja apenas o assunto – um e-mail de trabalho que vai contaminar minha mente tranqüila  com assuntos que não poderei resolver naquele exato momento. Por isso optei por separar definitivamente os e-mails em caixas de entrada diferentes.

A questão é: mas e todos aqueles e-mails profissionais já arquivados em minha caixa de entrada atual? Por acaso não precisarei eventualmente consultá-los? Terei então de abrir o e-mail pessoal para fazer uma busca? Não, nem pensar! Acontece que o Gmail oferece algumas opções para importar em uma nova conta os e-mails de outra conta (inclusive de outros servidores de e-mail):

1. importar todos os e-mails, sem distinção de marcadores ou pastas, para sua caixa de entrada
2. importar apenas os e-mails contidos em pastas ou marcadores selecionados (*recomendado*)

A seguir mostrarei como fazer cada uma dessas opções de importação. A 1ª opção é mais lenta e menos específica, visto que irá importar todos seus e-mails da conta antiga. Já na 2ª opção, é possível selecionar apenas alguns grupos de e-mail para importar na nova conta, e para isso você precisará de um software desktop de gerenciamento de e-mails. As instruções são específicas para importação de uma conta do Gmail para outra, e quando precisei do software para gerenciamento de e-mails, utilizei o Microsoft Outlook 2007 (há diversos outros, inclusive o Mozilla Thunderbird, o qual recomendo fortemente por ser software livre e de muito boa qualidade. Só usei o Outlook para ganhar tempo, pois ele já estava instalado na minha máquina). Acredito que também seja possível realizar esses procedimentos para importar e-mails de outros servidores de e-mail, como Yahoo, Hotmail, Terra, etc., mas apenas realizei os passos abaixo no Gmail. Utilize esse guia como referência para outros servidores, mas provavelmente haverá algumas diferenças. O conceito, porém, é o mesmo.

1. Importar todos os e-mails de uma conta para outra

O que você irá precisar?

• ativar o POP de sua conta antiga
• importar os e-mails em sua nova conta

Para ativar o POP na sua conta antiga do Gmail após ter feito login:

1. clique em Configurações (no canto superior esquerdo)
2. depois clique em Encaminhamento e POP/IMAP
3. ative o POP e selecione as configurações que melhor se adequam a seu caso
   
4. saia de sua conta antiga e faça login com sua nova conta
5. clique em Configurações
6. depois clique em Contas e importação
7. no campo Verificar e-mail usando POP3, clique no botão Adicionar POP3 na sua conta de e-mail
8. siga as instruções, fornecendo seu endereço de e-mail, nome de usuário, senha, servidor POP e porta de acesso, e selecione as opções que mais lhe agradam
   OBS.-1: O nome do servidor POP e a porta de acesso são fornecidos pelo próprio servidor de e-mail, no caso do Gmail, essa informação está aqui.
   OBS.-2: Uma das opções fornecidas é aplicar um marcador em todos os e-mails importados da conta antiga. Isso é recomendado para separar os e-mails “nativos” dos importados, visto que eu estava recebendo novos e-mails de trabalho ao mesmo tempo em que fazia a importação.
9. aguarde e seja feliz!

Esse processo é realizado nos próprios servidores do Gmail, ou seja, não é preciso continuar conectado nem mesmo manter o computador ligado. Dependendo da quantidade de e-mails em sua conta antiga, esse processo pode demorar até 2 dias! Com esse procedimento, não é possível manter os marcadores ou pastas originais da conta antiga. Por isso que eu recomendo o próximo procedimento.

Mais informações sobre o Coletor de e-mails do Gmail
Como importar e-mails e contatos de outros servidores para o Gmail?

2. Importar apenas os e-mails contidos em pastas ou marcadores selecionados

O que você irá precisar?

• ativar o IMAP nas duas contas de e-mail (tanto na antiga quanto na nova)
• instalar e configurar um software de gerenciamento de e-mails

Comentarei a diferença entre POP e IMAP ao final deste artigo. Para ativar o IMAP no Gmail, após fazer login (utilize esse procedimento para as duas contas):

1. clique em Configurações
2. clique em Encaminhamento e POP/IMAP
3. ative o IMAP e selecione as configurações que melhor se adequam a seu caso
   OBS.:  no Labs do Gmail (aplicativos que podem ser adicionados ao Gmail a gosto do usuário), existe uma opção “Controles avançados do IMAP“, que sugiro ativar antes de configurar o IMAP no passo 3.

Após ativar o IMAP nas duas contas, abra o gerenciador de e-mails e crie duas novas contas de e-mail utilizando o IMAP: uma para sua conta antiga e outra para a conta nova. Para instruções detalhadas de como criar uma conta IMAP em seu software favorito, clique aqui. As informações de nome dos servidores de entrada e saída, suas respectivas portas e segurança de conexão (que também são requeridas no processo de criação de conta), estão aqui.

Criadas as duas contas, repare que o software automaticamente cria uma nova pasta para cada marcador existente em cada conta, além das pastas Caixa de Entrada, E-mails Enviados, Itens Excluídos, Spam, etc. Repare também que de início, cada pasta está vazia, e o software apenas visualizará os e-mails contidos em cada uma quando você clicar nela. Na verdade, quando clicamos na pasta, o software envia um pedido ao servidor do Gmail para visualizar seu conteúdo, e essa informação é enviada em tempo real. Caso você arraste uma nova mensagem para essa pasta, será possível visualizá-la no Gmail em seu navegador em tempo real. Essa é uma das grandes vantagens do IMAP, conforme comentarei ao final do artigo.

Teste as duas contas para checar se estão configuradas direitinho. Clique em ao menos uma pasta de cada uma e veja se consegue acessar seu conteúdo. Utilizando seu navegador, mande e-mails de uma conta para outra e veja se consegue visualizá-las no software, nas pastas Caixa de Entrada e E-mails Enviados das duas contas. Envie também e-mails de uma conta para outra utilizando o próprio software. Certificando-se que as duas contas estão configuradas corretamente, continue com esse guia:

1. selecione as pastas e/ou mensagens da conta antiga que deseja copiar para a conta nova
   OBS.-1: Não é possível no Outlook 2007 selecionar mais de uma pasta ao mesmo tempo, é preciso selecionar uma pasta de cada vez. É possível, porém, selecionar dois ou mais e-mails contidos em uma mesma pasta (no caso de não querer copiar a pasta inteira).
   OBS.-2: Como o processo de cópia de e-mails é um pouco lento e delicado, sugiro criar uma pasta temporária no software de e-mails (chamei a minha de Backup). Dessa forma, iremos primeiramente copiar as pastas e e-mails desejados para o computador para somente depois copiá-las para o novo e-mail. Não fiz o teste de copiar diretamente, fiquei receoso de sobrecarregar o servidor IMAP do Gmail e preferi fazer dessa forma, por segurança. Outra vantagem é manter uma cópia offline desses e-mails em seu computador.
2. copie, uma de cada vez, as pastas e e-mails desejados de sua conta antiga para sua pasta temporária de backup
3. após terminar, copie, novamente uma de cada vez, as pastas e e-mails desejados de sua pasta temporária para sua nova conta de e-mail

Esse processo é um pouco demorado e exige paciência. Uma vez copiadas todas as pastas para sua nova conta, elas já estarão acessíveis no Gmail quando você acessá-lo por seu navegador. E o que é melhor: as pastas copiadas foram automaticamente transformadas em marcadores, de modo que sua organização prévia mantém-se. Sou fissurado por marcadores, crio um para cada novo assunto que surge em minha vida. Marco inclusive os e-mails que envio, para localizá-los com mais facilidade. O bacana da ferramenta de marcadores (ou tags) do Gmail é que é possível aplicar mais de um marcador para o mesmo e-mail. Assim, é possível visualizá-lo tanto no marcador 1 quanto no marcador 2, mas ele não está duplicado. Isso não é possível realizar com pastas: para visualizar o mesmo e-mail em duas pastas distintas, é preciso duplicá-lo.

Enfim, qual a diferença entre POP e IMAP? Quando utilizar cada um deles? Bom, prefiro o IMAP por um simples motivo: o POP faz download de todos os e-mails e anexos para seu software de gerenciamento de e-mails, enquanto o IMAP simplesmente sincroniza o software com o servidor. Ou seja, pelo IMAP nós apenas visualizamos os e-mails por meio do software, não é preciso fazer download de cada e-mail. Inclusive, se você deleta um e-mail no software, ele será apagado no servidor. É uma excelente opção para quem acessa e-mail de diferentes dispositivos (computador do escritório, notebook, celular, etc.). Veja uma explicação mais detalhada, fornecida pela equipe do Gmail, aqui.